吉林省高校毕业生就业指导中心档案保管期限紧迫。

高等学校档案管理办法

第一章总则

第一条为了规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。

第二条本办法所称高等学校档案(以下简称高等学校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对学生、学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

第三条高等学校档案工作是高等学校的一项重要基础工作，学校应当加强管理，将其纳入学校总体发展规划。

第四条国务院教育行政部门主管全国高等学校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内的高等学校档案工作。

国家档案行政管理部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门在职责范围内负责对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条高校档案工作由校长领导，其主要职责是:

(一)贯彻执行国家有关档案管理的法律、法规和政策，批准学校档案工作规章制度；

(2)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实档案事业发展所需的人员编制、档案、设备和经费；

(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助分管档案工作的校长。

第二章机构设置和人员编制

第六条高等学校档案机构包括档案馆和综合档案室。

符合下列条件之一的高等学校应当建立档案:

(一)学校有50年以上的历史；

(2)全日制在校生人数1，000人以上；

(三)集中保管的档案和资料在3万卷以上(长度300延米)。

未建立档案馆的高校应建立综合档案馆。

第七条高等学校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件经常保存或使用并具有一定独立性的档案，可根据实际需要单独设室。分室是高校档案机构的分支。

第八条高等学校档案机构的管理职责是:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和政策，统筹规划学校档案工作；

(二)制定学校档案工作的规章制度，并负责实施；

(三)负责接收(收集)、整理、鉴定、清点和保管学校的各类档案及相关资料；

(四)编制检索工具，编纂出版档案史料，开发档案信息资源；

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档；

(六)开展档案的开放和利用；

(七)对学校档案工作人员进行专业培训；

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

有条件的高校档案机构可以申请建立爱国主义教育基地。

第九条高等学校档案馆根据需要设馆长一人，副馆长一至二人。综合档案室设主任一名，根据需要可设副主任一至二名。

综合档案馆馆长、副馆长、馆长(以下简称高校档案机构负责人)应当具备下列条件:

(一)热爱档案事业，具有高级以上专业技术职务经历；

(二)有组织管理能力，有开拓创新的意识和精神；

(三)年富力强，身体健康。

第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案员。

高校专职档案人员纳入学校事业编制。其工作人员的数量由学校根据学校档案机构的档案数量和任务确定。

第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，具备档案业务知识、相应的科学文化知识和现代管理技能。

第十二条高校档案机构专职档案人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，与学校教学、科研、管理人员享受同等待遇。

第十三条高等学校应当采取有效防护措施，防止长期接触有毒有害物质的档案人员发生职业中毒事故，保障其依法享受工伤社会保险待遇和其他相关待遇，并可以按照有关规定给予补贴。

第三章档案管理

第十四条高等学校应当建立健全档案工作的检查、考核和评估制度，定期布置、检查、总结和验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十五条高等学校应当将纸质档案和电子档案同步归档。文件材料的归档范围是:

(1)党群类:主要包括高校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议纪要和会议记录；党群部门的工作计划和总结；上级和学校关于党群管理的文件材料。

(2)行政:主要包括高校各类会议文件、会议纪要、行政工作纪要；上级机关和学校人事管理和行政管理的材料。

(3)学生类:主要包括高中档案、招生登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党组织档案、毕业生登记表等。

(4)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究等活动的文件和资料。按原国家教委、国家档案局《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字第016号)的有关规定执行。

(5)科学研究:根据原国家科委、国家档案局颁发的《科学技术研究档案管理暂行规定》(党国发[1987]6号)。

(6)基本建设:按国家档案局、原国家计委颁发的《基本建设项目档案管理暂行规定》(党国发[1988]4号)执行。

(7)仪器设备:主要包括国产和国外进口的各种精密、贵重、稀缺仪器设备(价值65438+万元以上)的全套随机技术文件，以及在接收、使用、维护和改进过程中产生的文件和资料。

(8)产品制作:主要包括文件、样品、样品照片、视频等。由高等院校在产学研中形成。

(九)出版物:主要包括高等院校编辑出版的期刊、其他学术出版物、手稿、样书、出版发行记录等。

(10)外事:主要包括学校派出参加国际会议、出国考察、讲学、合作研究学习的物资；学校聘请的海外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、出国办学和管理外国或地区专家、教师、留学生、港澳台学生资料；学校授予外国人的荣誉职务、学位、称号等材料。

(11)会计:按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》(蔡慧字[1998]32号)执行。

高校可根据本校实际情况确定备案范围。归档的档案材料包括纸质、电子、摄影(塑料)胶片、录像(录音)磁带和其他载体形式。

第十六条高等学校应当实行档案材料形成单位和课题组的备案制度。

学校各部门负责档案工作的人员应根据归档要求，组织本部门的教学、科研和管理人员对档案进行整理，并及时归档。档案工作人员应当按照纸质文件和电子文件的自然形成规律，对文件材料进行整理、分组，编页码或分册号，制作卷内目录，经本部门负责档案工作的人员检查合格后，移交高校档案机构。

第十七条归档材料应当质量良好，图纸整洁，声像清晰，并符合相关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子文件归档管理暂行办法》和《电子文件归档管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

第十八条高校档案的归档时间是:

(一)学校各部门应于下一学年6月底前归档；

(二)各系应在下一学年寒假前归档；

(三)科研档案应在项目完成后两个月内归档，基建档案应在项目完成后三个月内归档。

第十九条高等学校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十条高等学校档案机构应当按照国家档案局关于职务文件材料归档范围和文件档案保管期限的规定，确定档案材料的保管期限。已过期和失去保存价值的档案，经有关部门鉴定、登记并报委托人批准后销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十一条高等学校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案破损、褪色、霉变和丢失。已损坏或褪色的文件应及时修复或复制。重要文件和破损、褪色的文件应及时数字化，加工成电子文件妥善保管。

第二十二条高校档案由高校档案机构保管。国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第二十三条高等院校和其他单位完成的项目，高等院校档案机构应当至少保存一套档案。合作单位除保留与自身任务相关的档案原件外，还应将复印件送高校档案机构保存。

第二十四条高等学校中的个人应当按照规定及时归档其在教学、科研、管理等专业活动中形成的各种形式的档案，任何个人不得据为己有。

对于个人在脱产活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过收集、代管等方式进行管理。

高等学校档案机构应当制定专门的制度和办法，收集与学校有关的各种档案史料。

第二十五条高等学校档案机构应当定期检查档案和资料的保管情况，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告并及时处理。

档案的技术管理应建立健全有关规章制度，并有专人负责。

第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，按照国家有关规定报送档案工作基本情况的统计报表。

第四章档案的利用和公布

第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

有下列情形之一的，不予向社会公布:

涉及国家秘密的；

(二)涉及专利或技术秘密的；

(3)涉及个人隐私的；

(四)档案的利用受到档案形成单位的限制。

第二十八条持有合法证件的单位或者个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案，应当按照国家有关规定办理。

第二十九条查阅、提取、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经文件形成单位或者本人同意，必要时提交委托人审批。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密的，应当经学校保密部门批准。

第三十条高校档案机构提供的重要、珍贵档案一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案机构负责人批准。

加盖高校档案机构公章的档案复印件与原件具有同等效力。

第三十一条高校档案开放应设立专门阅览室，编制必要的检索工具(记录标准按《档案记录规则》(DA/T 18-1999)执行)，提供开放档案目录、档案指南、档案指南、计算机查询系统等。，为社会利用档案创造便利条件。

第三十二条高等学校档案机构是颁发档案证书的唯一机构。

高校档案机构应当为档案的社会利用创造便利条件，不得以公益为目的收取费用；用于个人或商业目的的，可按照有关规定收取合理费用。

社会组织和个人利用其移交、捐赠的档案，高校档案机构应当免费、优先提供。

第三十三条寄存在高等学校档案机构的档案归寄存者所有。高校档案机构需要向社会提供利用的，应当征得寄存人的同意。

第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。历史档案的出版和档案的公开，应当经档案形成单位同意，并报校长批准。

第三十五条高校档案机构应当采取多种形式(如举办档案展览、展示档案、建设档案网站等。)并积极开展档案宣传。有条件的高校应在相关专业高年级开设档案管理选修课。

第五章有条件担保

第三十六条高等学校应当将高等学校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需要。

第三十七条高等学校应当向档案机构提供符合档案管理要求的专门档案。对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的，应当按照《档案建设标准》(建标103-2008)的要求及时改建、扩建或新建。

应该有专门的仓库存放机密文件。

声像、电子等特殊载体档案的存储应当配备恒温恒湿、防火、防渍、防虫等必要的设施。

第三十八条高等学校应当设立专项资金，为档案机构配备档案管理现代化和档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，确保档案信息化与学校数字化校园建设同步进行。

第六章奖励与惩罚

第三十九条高等学校对在档案工作中有下列贡献的单位或者个人，应当给予表彰和奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供和利用工作中做出显著成绩的；

(二)在档案保护和现代化管理方面做出显著成绩的；

(三)在档案学研究和档案史料研究中做出重要贡献的；

(四)向高等学校档案机构捐赠重要或者珍贵档案的；

(五)同违反档案法律法规行为作斗争表现突出的。

第四十条高等学校有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守，造成档案损毁、丢失或者擅自销毁的；

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录或者公布档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)擅自出卖、赠送或者交换档案的；

(五)不按照规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的；

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章附则

第四十一条本办法适用于各类普通高等学校和成人高等学校。

第四十二条高等学校可以根据本办法制定实施细则。

附属高等学校(包括附属医院、校办企业等)的档案管理。)由学校根据实际情况自主确定。

第四十三条本办法自2008年9月6日起施行。1989+00年6月国家教育委员会发布的《高等学校档案管理办法》(国家教育委员会令第6号)同时废止。