计量器具的流通管理应该怎么做？如何从购买环节控制计量器具的流通？

目的

样品的代表性、有效性和完整性将直接影响检定/校准/测试/检验的准确性和可靠性。为有效控制样品的各个环节，应顾客要求做好样品的保密和安全工作，特制定本程序。

2.适用范围

适用于我院检定/校准/检测/检验过程中样品接收、流通、贮存、处置、分发、标识等项目的管理。

3.责任

3.1业务部负责对样品的取样、接收、流转、贮存、交接和发放进行有效控制。负责样品的标识和状态管理。

3.2专业实验室负责样品在检定/校准/测试/检验过程中的有效控制，以及样品的状态管理。

4.程序

4.1样本接收

4.1.1检验:客户到仪器接收室办理委托登记手续进行检验(包括质量检验和定量包装)，客户填写《计量器具检定/校准委托单》(或《计量生产、商品检验/测试委托单》或《计量商品数量委托单》)，收样员根据委托单的填写情况核对样品状态(包装、外观、数量、型号、编号)。仔细检查样品及其附件资料的完整性，检查样品的性质和状态是否适合所需的检定/校准/测试/检验，并协助客户填写委托单的所有信息。如果有特殊情况(如缺少结束按钮等。)，是否有标准，说明书，电源线，上个周期合格证等。；填写计量器具使用的特殊要求和紧急要求等。)需要在委托表格中注明。

委托单第一联由收单员保管，第二联交委托人，第三联交进场人员。

4.1.2委托送检:客户在出厂服务时，委托代客户送检，客户应协助客户填写《计量器具检定/校准委托单》(注意填写所有信息)，并保留《委托单》第二联给客户作为取样凭证。返回医院后，受托人应立即代表客户办理仪器收发手续。仪器接收人应按照4.1.1的要求检查委托单的完整性以及与送检的实际计量器具的一致性。受委托人填写完所有资料后，接收人和受委托人应分别在委托单上签字并注明接收日期。

客户通过其他渠道(如邮件)委托我所工作人员进行检验，受委托人根据4.1.1条款代客户到仪器收发室办理接收手续，受委托人负责与客户联系，并将《计量器具委托检验单》交给客户。

质量检验和定量包装的取样由取样员在仪器收发室按4.1.1条办理，取样员负责联系客户，并将委托单交给客户。

4.1.3现场检定/校准/测试/检验:检验人员负责填写《计量器具检定/校准/测试/检验委托单》(请填写全部信息)，并请委托单位代表签字，委托单第二联与顾客留存，作为付款凭证和提取证书。

4.2样品的输入

通过样品收发网络建立样品台帐，进行内部流转。

4.2.1收样员完成收样工作后，将委托单第三联交收样员微机录入。

4.2.2工厂人员持委托单第三联到仪器收发室办理电脑录入手续。

4.2.3样品录入员应检查委托单的填写情况，填写不规范或不完整的应退回重新填写。

4.2.4样品录入员应注意录入信息的完整性和规范性(尤其是附件和备注的录入)，注意对已建立的数据库中的信息进行补充，并在委托单上填写唯一的识别号。

4.2.5录入完成后，录入员打印出样品的唯一标识并粘贴在样品或样品包装盒(盒)上，样品接收员打印出样品流转单(一式三份)并转入样品流转阶段。

4.3样品的流通

输入工作完成后，进入样品流通阶段。

4.3.1送样:接收方凭《样品流转单》将样品送至实验室。实验室接收人员应根据样品流转清单说明样品状态、附件和备注。情况不符的，可以不受理。如缺少附件或说明书，应在收到后的样品流转单上注明，样品接收人负责从客户处领取，并扣除等待时间。完成交接后，接收人应在样品流转单上签字。样品流转单第一联由样品接收方保存，第二联和第三联留给实验室。

4.3.2样品退回:对于实验室接收后发现无法承担的检定/校准/检测/检验样品，经室主任批准后可办理退回手续。退回样品应向仪器收发室提出申请，由仪器收发室负责人提出处理意见，报商务部长批准后实施。

4.3.3填写费用:实验室在完成检定/校准/测试/检验过程后，应根据吉林省计量检定标准填写费用。

4.3.4样品返还:实验室负责将样品、样品流转单、证书、证书复印件返还至仪器接收室样品仓库，并与样品发放员办理交接手续。样品发放员进入“接收和重新激活”界面，确认样品返回，并认真核对样品、样品流转单、证书、证书复印件是否符合要求。样品收发员确认后，在样品流转单上签字盖章，一份留在仪器收发室存档，一份留在实验室。

4.4样本分布

4.4.1催收单:样品退回后，样品柜员应在当天向客户发送催收单。催款通知可以采取电话、传真、电子邮件、信函等不同形式，但必须在样品收发网备案。

4.4.2付款:客户收到样品时，应先付款。客户应持委托单联系样本柜员办理支付或结算(提前转账或汇款)。样本柜员进入“结算与收款”界面，查询应付费用，并通知客户。客户交费后，样本柜员在“结算收款”界面进行结算，打印记账凭证，为客户开具发票，并要求客户在发票上签字。完成收费后，样本柜员应在第二联委托单上签字盖章。

4.4.3样品分发:客户支付费用后，客户将委托单发给样品分发商领取样品。样品配送员将检查委托单是否有出纳签字盖章，进入“配送外卖”界面，对照委托单执行配送手续，然后配送样品。发放样品时，认真核对委托单、样品、证书或报告，确认无误后发给客户，并办理交接签字手续。

4.5样品的储存

4.5.1仪器收发室样品库分为待检区和被检区。不能及时送到实验室的样本放在等待区，由收样员负责管理；退回的样品放在检验区，由样品分配器管理。样品应分类存放，标识清楚，账物相符。

4.5.2有特殊要求的样品应按规定的要求储存。

4.5.3对于多次催交且超过半年未收集的样品，仪器收发室可进行清理登记，由质保部备案，报质量负责人审批后，从样品仓撤离。

4.6分包样品的管理

分包样品由专业实验室提供给分包实验室。交付给分包商时，应检查样品的完整性。样品送达分包实验室后，应提供对方的接收证明，并明确说明样品的返还方式。执行CX/JLY 28—2001《分包管理程序》。

4.7现场检测样品的管理

根据工作需要到现场进行检定/校准/测试的样品应进行样品标识，以确保样品处于符合检定/校准/测试规范要求的环境条件下。按照CX/JLY 16-2001《现场校准和检验管理程序》执行。

4.8样品的保密性和安全性

如果客户对样品所有权有保密和保护要求，我院严格执行CX/JLY 25—2001所有保密和保护程序(专利)。负责用户样品、配件及相关信息的保密，确保样品的完整性和保密性。

4.9样品损坏或出现故障时，有关方面应保护现场，并要求质量负责人组织调查。处理意见需经送样客户批准。根据CX/JLY 36—2001事故处理程序。

4.10样品的唯一标识

样品的唯一标识不仅是样品委托单或工作单的编号，也是样品的注册号，以及样品检定/校准和测试的原始记录和证书报告的编号。

样品的唯一识别标签还应标明样品的实验状态，分别用“待检”、“被检”、“检验完毕”、“样品制备”表示。仪器收发室收到样品后，应在“待检”后的方框内打“√”；检定/校准/检测/检验人员在“检定/校准/检测/检验过程中”标签后打“√”，检定/校准/检测/检验人员在检定/校准/检测/检验结束后在“完成”标签后打“√”。如果样品是用于检查/检验的替代样品，

5.质量记录:

A.计量器具检定/校准委托单

B.样本流程图