工程资料管理规定

工程文件收发和管理规定

为加强工程文件收发管理，理顺移交关系，根据工程进度用好工程文件，特制定本制度。

3.1工程文件接收3.1.1各单位向工程部提供的工程文件(工程技术文件和图纸)，由档案资料室统一接收；上级党政机关下发的行政、党务文件，由办公室统一接收。

3.1.2工程部其他部门或个人从其他单位带回或通过其他方式接收的所有工程文件均应提交至档案资料室。

3.1.3设备文件资料交相关部门开箱验收，设备资料及时归档；设备文件资料由档案室、资料室发放给相关单位。

3.1.4档案资料室必须对接收的工程文件数量和外观质量进行检查，发现问题及时通知发送单位重新发放。

3.1.5档案资料室对接工程文件应及时建立接收工程文件的总登记台帐和台账(账本和电子账)，各类工程文件可通过计算机查询和检索。

3.1.6注册工程文件应及时办理。在保证归档份数后，根据工程部领导批准的工程文件及时发放到相关单位和部门。

3.1.7接收的涉密文件资料应严格按照保密规定妥善保管，并认真执行涉密文件资料借阅规定。

3.1.8档案资料室只对归档的工程文件实施整理操作，建立档案总登记簿和分类登记簿；不要重新整理分发给各部门的工程文件。

3.2工程文件和材料的分发

3.2.1分发外单位、部门的工程文件由档案室、资料室办理。

3.2.2工程部门负责人应确定提交给上级单位的工程文件的发放单位和数量。

3.2.3文件资料室根据工程部领导批准的施工图纸和设备资料(工程施工图纸和设备资料份数有限时)发放工程文件资料。档案资料室只为建设单位提供一两套文件，不足部分建设单位可委托档案资料室向设计院提出增加施工图供应数量；设备资料文件不足部分由施工单位自行复印，复印的设备资料应加盖“复印”印章。

3.2.4发放的图纸应建立资料发放台帐，并保存资料发放台帐备查。

3.2.5为避免工程文件和资料发放中可能出现的错误，图纸和资料接收单位应指定接收人名单，并书面通知文件资料室；档案资料室应根据指定的清单分发工程文件。

3.3设计变更通知单、工程联系单、移交及管理规定

3.3.1《设计变更通知单》和《工程联系单》由档案资料室按照《设计变更通知单》和《工程联系单》规定的部门及时统一送达，并建立签收记录。

3.3.2设计变更通知单和工程联系单的原件应及时交档案资料室归档保存。工程竣工后，档案资料室将向设计院提供所有设计变更通知单和工程联系单的复印件，供设计院编制竣工图。

3.3.3凡涉及设计修改或变更的，文件资料室应及时在归档图纸复印件对应的卷内图纸目录上加盖设计修改章，并将变更单复印件及时入卷。

4档案部门的职责

承包单位(总承包、承包、建设、设计、施工、监理、承接单位)应根据各自的职责，收集、积累、整理负责施工和承接的工程文件材料，并按归档要求移交给建设单位。

项目承包商实行总承包的，总承包商负责对总承包项目文件从形成到编制的全过程进行监督、检查和指导。并负责组织和协调分包商的归档工作。按要求向建设单位提交一套完整、准确、系统的符合档案标准的工程档案。

建设单位分别承包几个单位的，各承包单位负责收集、积累和整理其承包工程的全部文件资料。

建设单位各机构:负责收集、整理、汇总与建设项目前期、设备技术、工艺、外事、专利和商检索赔、竣工、试运行、验收有关的所有项目档案。

设计单位:负责收集、积累和整理形成的基础资料和项目设计文件。

施工单位:整理现场翻译和非标准图纸(竣工图)、设计变更、调试维护、安装调试形成的工程事故处理文件。

监理单位:负责对工程建设中各参建单位文件的形成和竣工档案的编制进行监督和审核，特别是竣工图的完整性、准确性和系统性。负责项目监理文件的收集、积累、整理和归档。建设单位委托监理单位对工程文件的收集、积累、完整性、准确性、系统性进行监督检查，并审核签字。同时，向建设单位提交相关专题报告。验证材料和其他监管文件。

调试单位:负责收集、积累和整理生产技术准备和调试过程中形成的文件。

施工单位的归档范围是负责提交建筑安装的所有技术记录(包括隐蔽工程的各种资料)。

负责提交事业部试车记录和验收签证。

负责提交事业部试运行阶段的计划和措施。

负责在移交试生产前提交消除缺陷的记录。

负责提交各单位施工过程中的工程联系单和总结。

调试装置归档的范围

负责提交所承担调试项目的调试方案、措施和调试报告。

负责提交调试期间设备缺陷处理记录。

负责提交调试质量检查评估表。

负责提交调试过程中变更的设计资料和调试工作总结。

设计单位归档范围

负责提交项目(工程)各设计阶段的设计文件。

负责提交所有设计修改通知。

负责按时提交一套完整的竣工图(一式八份)。并认真执行竣工图纸的有关规定。

负责按时提交符合国家档案局相关制度的全套竣工图光盘。

负责提交设计总结。

质量监督部(质量监督中心站和质量监督站)

监理部的归档范围是负责提交与工程质量、工期、投资监理等有关的所有文件和资料。监管过程中形成的。

监理专业负责人应对施工单位、调试单位和质量监督部门的归档文件进行审核，对被监理单位归档文件的完整性、准确性和系统性负责，并在文件备考表的审核人栏签字。

负责提交设计、施工、安装、调试单位归档的完整齐全的证明材料。

对不符合归档要求的文件的处理:

档案资料室有权退回各单位提供的不符合规定的档案和文件，归档单位应根据档案管理的有关规定进行整改，直至提交符合规定要求的档案和文件。

凡工程文件资料归档不全，不符合有关归档要求的，不能进行工程决算，各种工程决算的尾款必须在竣工资料经档案资料室签字后支付。

工程档案的鉴定与销毁。归档分发后的多余工程文件和各部门使用后回收的图纸资料，由申请销毁部门登记，由档案部门提出销毁意见，报公司总工程师和经理批准后销毁。

各单位修改和更换的文件，由档案部门列出销毁文件清单，提出销毁报告，经公司总工程师、经理批准后实施，并明确销毁文件清单。

销毁档案必须严格按照保密规定进行，并由保密部门确定销毁地点。销毁档案时，档案部门和保卫部门应指派专人监销，监销人必须在销毁清单上签字，销毁清单应归档。

在识别被销毁的文件时，应尽可能长地处理两个储存期之间的文件。

其他工程文件的分类和编目应按本工程文件的分类和编号方法及规定进行。

档案、资料、图书的提供和利用按照本项目档案、资料、图书借阅规定执行。

声像档案的整理和编目按照本项目声像档案管理办法执行。

档案库房管理按照本项目档案库房管理规定执行。

公司各职能部门工程文件资料的归档按照公司各职能部门基建文件资料的归档范围和归档时间执行。

5.声像档案管理办法

5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片(含反转片)、胶片、录像带、光盘和磁性载体，以声像历史记录为主，文字说明为辅。

5.2建设单位应向城建档案管理机构提交的声像档案主要包括:建设工程的照片档案、影像档案和相应的文字说明。

5.3照片档案应符合下列要求:

(1)主体清晰，图像清晰，画面完整，没有修剪；

(2)能反映工程竣工后的外观、设计特点和地理位置；

(3)以传统感光材料为载体的照片，需要提交负片和正片(照片)；

(4)用数码相机拍摄时，图像不能进行后期处理，光学分辨率不得低于400万有效像素(不允许插值)。

5.4视频文件应符合以下要求:

(1)主题明确，内容连贯简洁，图像清晰，镜头流畅；

(二)注明项目的地理位置、外观、周边环境、人防设施、消防设施、水电设施、安全设施、标准间、标准层、设计特点、建筑特色；

(3)提交第一代录像带和剪辑完成的磁带或光盘(DVD或以上)。

书面说明包括:项目名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、位置、开工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、拍摄日期、拍摄者等。

6.档案、资料和图书借阅制度

本公司所有文件、技术档案和资料均可借阅使用。为了做好档案保密工作，充分发挥档案资料为水利建设和发展服务的效益，因工作需要借阅的，必须办理下列手续:

6.1一般情况下，我只需要填写借阅档案资料的借阅登记(注明:用途、领取时间、归还时间)。归还时，管理人员应在归档前检查。

6.2借阅文件、机密技术文件和资料时，应填写《借阅单》，并由部门经理签字。

6.3绝密文件、技术档案和资料一般不得外借、复印或拍照。如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容和用途，先由部门经理批准，主管副总裁批准。档案工作者只能根据其范围、要求和内容提供。

6.4向外单位借阅文件、资料时，单位介绍信应注明查阅范围、内容和目的。文件或资料属于机密和绝密，只有经主管副总裁同意和总经理批准才能外借。

6.5借阅的档案资料应妥善保管，不得损毁、涂改、删除、填充或开启。借款人必须妥善保管，防止丢失和泄露。未经同意，不得复印、复制、出借，档案内容不得公开。如有遗失，及时写挂失报告，停止借阅后再办理。

6.6借阅时间在两周以内。如果需要继续使用，可以续借。特殊情况需要较长时间利用的，必须经主管副院长批准，但在年终时，借阅的档案要交给档案室清点核对，然后再借出。长期借阅的档案不归还、不说明原因、不办理续借手续的，档案员应通知借阅部门负责人负责督促归还，否则将暂停整个部门借阅。并严格按照经济责任制考核办法进行。

6.7凡借阅档案资料者，应将档案或资料归还档案室，否则不能办理移交手续。同时，档案室有权因工作需要将档案材料调回档案室。

7.设计修改通知和工程联系单管理规定

7.1设计变更制度

7.1.1施工中尽量减少设计变更和签证。如果不可避免，以本制度为准。

7.1.2现场专业工程师要有强烈的责任心，严格履行职责，保证工程质量，努力降低工程成本。工程开工前，认真研究图纸，并组织图纸会审，提前解决施工图中的问题。对于工程图纸不完整的部分，要督促设计单位及时补充和修改图纸。

7.1.3工程设计变更的具体管理者为项目部技术负责人，具体负责与公司总工程师、用户、设计单位、施工承包商的联系，发放设计变更通知单。

7.1.4所有设计变更必须有书面记录，禁止口头承诺。特殊情况下可以先口头承诺，之后必须在7天内完成设计变更通知单。

7.1.5设计院邮寄或传真的设计变更信息，由项目经理签字后交工程部确认，再由技术负责人转发给专业工程师组织实施。

7.1.6专业工程师收到设计变更资料后，应发送给施工承包商和监理单位并监督实施。

7.1.7设计变更完成后三天内，专业负责工程师填写实施结果，提交项目经理审核。

7.1.8审计后的执行结果应归档登记，作为日后结算的依据。

7.2签证管理系统

7.2.1签证涉及投资、工期等工程内容。为了有效地控制工程成本和工期，所有现场管理人员必须在开工前熟悉合同和招标文件，审查施工单位提交的施工组织设计，严格控制现场签证。

7.2.2因合同约定的情况或不可归责于施工单位的原因引起的工程内容和数量的变更，经批准后，在保证工程技术标准和质量标准不变的前提下，方可实施签证。施工现场签证应由施工单位、工程监理、项目部现场管理人员签字，严禁事后补签。

7.2.3现场签证表由施工单位提交，现场监理工程师签字盖章，现场专业工程师和项目经理复核。签证有效。

7.2.4一次性签约金额在65438+万元以内，或工期延误在5天以内的，经现场专业工程师审核后，报项目经理审批。如超过上述金额(或天数)，项目经理应向公司工程经理汇报，经工程经理批准后方可签证。紧急情况下，现场代表可先行处理，但必须按审批程序及时办理签证手续。

7.2.5特殊情况下工程所用材料的质量和价格需要签证的，应由项目主管和项目部相关人员签字，必要时可通过招标确定。

7.2.6施工单位必须按期执行批准的签证，否则，造成的损失由施工单位承担。由于施工单位不认可因看施工图不仔细造成的返工，施工单位对工期延误负责。

7.2.7施工单位应承担为评定优质工程而增加的施工管理、技术设施、部分材料和人工费用。

8.工程竣工图编制管理规定

8.1竣工图的编制形式和深度

8.1.1凡按图施工无变更的，建设单位(包括总承包商和分包商，下同)将在原施工图上加盖“竣工图”章，视为竣工图。

8.1.2凡施工中有一般设计变更，但原施工图可以修改补充为竣工图的，不必重新绘制。施工单位负责在原施工图(必须是新的蓝图)上注明修改部分，并附上设计变更通知单和施工指导书。“竣工图”标志盖章后，即视为竣工图。

8.1.3有结构变更、工艺变更、布局变更等重大变更，不宜修改或补充原施工图的，应重新绘制变更后的竣工图。由于设计原因，由设计单位负责重绘；因施工原因，由施工单位负责重绘；由于其他原因，施工单位应自行绘制或委托设计单位绘制。施工单位负责在新图上加盖“竣工图”标记，并附上相关记录作为竣工图。重大改建、扩建工程涉及原工程变更时，应将相关工程的竣工图统一归档，并在原图纸上增加必要的说明。

8.1.4竣工图必须与实际情况相符，保证图纸质量，做到规格统一，图纸整洁易读。不要用圆珠笔或其他容易褪色的墨水画画。竣工图应由承担施工的技术负责人审核并签字。

8.2竣工图编制的分工

8.2.1所有实行建设工程总承包制度的分包单位负责编制分包范围内的竣工图，除自行施工的竣工图外，总包单位负责汇总整理所有分包单位编制的竣工图。总包商应在交付时向建设单位提交总包商范围内所有完整准确的竣工图。

8.2.2建设工程由建设单位分别发包给几个施工单位的，各施工单位负责编制承包工程的竣工图，建设单位负责汇总整理。

8.2.3建设工程在签订合同时，应明确规定竣工图的编制、检查和移交。

8.2.4施工单位应组织、监督和协助设计和施工单位对其负责的竣工图的编制进行检查，发现不准确或不足之处，应及时采取措施进行修改和补充。

8.3竣工图的套数。

大中型工程、重要公共工程和其他特殊工程的竣工图至少应编制三套，一套送城建档案部门备案，另两套由生产或使用单位保管。小型工程一般至少编制两套，一套送城建档案部门备案，另一套由生产或使用单位保管，作为维修、改造、扩建的依据。签订施工合同时应明确规定工程竣工图的套数。

8.4竣工图编制费用

竣工图按第二条分工和第三条规定的套数编制，增加的费用由编制单位负责。竣工验收后如需复印，复印费用由用户承担。