关于企业荣誉档案管理的思考

陈婉霞

(中国石油化工股份有限公司西南油气分公司信息中心档案馆)

摘要本文介绍了中石化西南油气分公司荣誉档案的管理现状以及管理措施，阐述了企业荣誉档案作为档案的一个重要组成部分，在对外经济合作、个人技能鉴定、职称晋升和在构建企业文化建设中，对增加企业自豪感和凝聚力以及教育新职工等方面发挥着重要的激励作用。

关键词企业荣誉档案管理

0 引言

企业荣誉档案是指企业在漫长的发展过程中，获得的各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉实物。它真实、客观地记录了企业在重大变革中所取得的成果，见证了企业发展壮大的光辉业绩，反映了企业科技进步的历程，是企业几代人辛勤劳动、智慧的结晶，是企业非常珍贵的财富，是不可再生的原始记录，主要有证书、荣誉册、锦旗、奖品、奖状、奖杯、任命书、奖匾、勋章等。作为档案的一个重要组成部分，越来越受到人们的普遍关注，除了能为提高企业竞争能力、加强对外经济合作、个人技能鉴定、职称晋升提供原始凭证作用以外，同时，在构建企业文化建设中，对增加企业自豪感和凝聚力以及教育新职工等方面发挥着重要的激励作用。对企业荣誉档案必须遵守“集中统一”的档案管理原则，按门类进行全面收集、规范整理，及时归档，达到科学管理、妥善保管，发挥其应有的独特作用。

西南油气分公司，曾为发现大庆油田、辽河油田、普光气田立下显著战功。多年来，西南油气人在四川盆地致密碎屑岩领域和海相碳酸盐岩领域的油气勘探开发取得一系列的重要成果，以其辉煌的历史而独领西南风骚，勘探开发系列技术达到国内领先水平，先后获国家及省部级科技进步及勘探成果奖多项，截至2013年12月31日，西南油气田已累积获得130件国家授权专利。这些企业荣誉成果，全面提升了西南油气分公司整体实力，为弘扬企业文化，为建设百亿气田做好了技术储备。

新时期，做好分公司企业荣誉档案规范化管理，加强分公司企业荣誉档案的收集、整理、分类和归档环节控制，对提高企业荣誉感，实现企业持续快速发展具有深远的现实意义。

1 西南油气分公司企业荣誉档案管理现状

西南油气分公司企业荣誉档案普遍为多头、分块管理模式。科技进步奖、企业专利以及企业集体政治荣誉奖项、个人荣誉奖项分别保存于不同的职管部门。科技进步奖、企业专利保存相对规范和完整，近几年中企业产生的集体荣誉资料由于相关管理部门已经意识到企业荣誉档案的重要性，制定了一系列的管理规定和采取了一些管理措施，加强了企业集体荣誉档案的收集、整理、管理环节控制，因此近期的企业集体荣誉档案管理状况良好，但早期的企业集体荣誉档案欠缺现象却是客观存在的。针对这一实际情况，分公司相关部门也安排了专人根据相关线索去重点系统收集、整理，以确保企业荣誉档案中的集体荣誉档案的完整性。另外，企业荣誉档案中的个人荣誉档案，近几年大家的档案意识普遍提高，基本上都按照相关要求去相关管理部门做了对应的个人荣誉档案登记手续，落实了奖项名称、获奖人员、奖项级别、授予单位、授予时间、授予会议名称等重要信息，并扫描了相关证书，而以前的部分重要个人荣誉资料则长期散落在获奖者个人手里，由于长期受个人荣誉档案形成的自我保荐习惯意识的影响，造成个人荣誉档案的暂时缺漏甚至遗失，为企业荣誉档案的系统利用留下后患。

2 西南油气分公司企业荣誉档案管理措施

1)强化领导，加强宣传力度，提高对企业荣誉档案管理重要性的认识。针对荣誉档案产生的时间不定、来源分散等特点，通过各职能部门主管领导和兼职档案管理人员的大力宣传，使企业领导和员工都充分认识到企业荣誉档案与其他档案一样的重要，强化荣誉档案归档意识，确保新增企业荣誉档案按新的要求全部及时归档。

2)制定企业荣誉档案管理办法，建立健全企业荣誉档案制度。企业根据自身工作特点和实际状况，制定出符合企业的企业荣誉档案制度。规范集体、个人奖项和企业荣誉的归档管理工作，对企业荣誉档案的归档范围、归档时间、归档形成部门、归档责任人和保管期限等都做出了具体的规定，使荣誉档案产生的各个环节都有章可循，管理工作更加规范化、专业化，确保了荣誉材料、奖项收集齐全、及时归档、妥善保管、使用合理。

3)加强荣誉档案收集环节源头控制，这是做好荣誉档案管理的重要步骤。首先是明确企业荣誉收集的范围：凡是上级机关、政府组织机构颁发的各种奖励，按形成的载体，包括证书、奖状、奖牌、奖章、奖匾、奖杯、锦旗等。被评为市级以上先进的各种荣誉实物；获得省级以上的科研成果奖；参加市级以上的各种比赛获得名次的荣誉实物；企事业单位、社会团体、个人等赠送给企业的赠品，如纪念品、题词、字画、锦旗等。分集体荣誉和个人荣誉两大类，集体荣誉是企业荣誉档案收集的重点，个人荣誉根据获奖级别进行集中、统一保管。其次是明确收集方法：要求各单位和个人在荣誉获取后1个月内将荣誉资料进行及时登记、扫描、归档，由指定部门“统一收集和移交”，实行专人专管，对企业荣誉资料做有效整合，从而降低了遗失缺漏的发生率。

4)对一些暂时空缺的企业重要荣誉档案，制定了专门的工作计划，加大专项经费的投入，组织相关的人力、物力，按线索进一步查找、落实，让原来散落在各单位或个人手中的企业重要荣誉档案按要求进行归位，实现企业荣誉档案收集齐全，规范整理，达到妥善保管，方便利用的目的。

5)积极探索企业荣誉档案管理办法，努力实现荣誉档案信息***享。各部门先对企业荣誉档案以件为单位做好分类，再按产生的时间先后排序，编制对应的类别名和件名，做好标识，及时将本部门产生的荣誉资料目录进行计算机登记后，统一交档案部门进行目录汇总，同时通过对其进行扫描、拍照等技术手段的处理，形成对应的表格或实物全文照片数据，再经过计算机网络系统实现荣誉档案信息的检索、查阅、利用和复制。将企业荣誉档案的相关信息录入档案管理系统，建立网上荣誉档案室，利用者可以通过特定的用户登录和用户权限设置，利用“关键词”检索就能查询到自己所需要的相关荣誉档案信息，这种不受时间、空间限制，满足更多利用者的不同需求，已经让荣誉档案的价值得到充分发挥，实现了荣誉档案信息资源的***享。这种做法不仅提高了利用率，也避免了在利用过程中对企业荣誉档案的损害。

3 结束语

目前，网络环境下的档案服务，在其服务方式、观念、组织形式、结构上都显现出新的特征，企业荣誉档案管理也将以新的方式建立辐射型的开放式服务，企业荣誉档案的利用价值将更受社会不同用途的人们的充分肯定，专题荣誉档案室、企业荣誉档案陈列室以及网络荣誉档案馆，将为企业迈向新的目标，弘扬企业文化、编史修志等作出积极的贡献。