撰写查新报告包括几个阶段。
1.准备阶段。
(1)专利检索分析师需要了解项目的类型和背景，确定项目的目的和用途，明确项目检索的范围，即了解客户的真实需求。真实需求是专利检索分析的原始依据，也是做好专利检索分析报告的重要前提。
(2)需求方的联系人可能并没有真正了解或完全理解一个项目的完整背景和目的，所以很难写出一份高质量的甚至满足最低要求的项目需求书。因此，专利检索分析人员需要主动了解项目的相关情况，不仅要与需求方的联系人直接沟通，还要与项目相关的技术人员进行沟通和确认，从而清楚地了解整个脉络和最终目的。专利检索分析师还应通过其他渠道积极探索项目的一些背景信息。
(3)专利检索分析师确定项目的检索区域、语言范围、时间范围、文献类型范围、数据库范围和相关技术内容范围。以上每一个检索范围都会极大地影响后续的检索分析工作量和检索分析调查结果，因此需求方和服务方需要谨慎，达成* * *理解。
2.检索阶段。
专利检索分析师需要确定检索主题和分类号，编制检索要素表，构造检索公式，根据项目的检索目的和范围进行检索。
(1)检索阶段最重要的两个指标:检索结果的完整性和准确性。
专利检索分析师根据项目的实际情况做出选择或权衡，最基本的考虑是项目的类型和目的。如果项目是大型工业专利分析项目，要注意检索结果的完整性；如果该项是新颖性检索或无效性检索，则更应注意检索结果的准确性。
(2)检索阶段大致可以分为两个步骤:检索和筛选。
专利检索分析师需要不断调试检索关键词和分类号，构造不同的检索公式，以获得最佳的检索结果。即使经过调试得到了最佳的检索策略，也可能需要两次甚至三次搜索。筛选是排除无关专利，选择目标专利的过程，有时也称为去噪过程。在专利筛选中，可以根据项目的具体情况选择分批筛选法或个别筛选法。这样可以保证工作效率和结果的完整性和准确性。当然，在数据量不大的情况下，还是要尽量选择逐个筛选的方式。
3.分析阶段。
分析阶段是检索和分析项目的核心阶段。专利检索分析师需要利用一定的分析工具和方法，对专利检索数据的结果进行处理和整合，然后直观地显示出来，或者需要将检索结果与特定目标进行对比，参考一定的标准，通过合理的推理得出倾向性的结论。
4.写作阶段。
写作是检索分析项目的最后阶段。专利检索分析师首先要构建专利检索分析报告的框架，然后整合前面几个阶段，再撰写专利检索分析报告。
(1)好的专利检索分析报告不仅是专利信息分析报告，也是技术信息分析报告。应该是“综合信息”的分析报告，这里的“综合信息”应该包括专利技术信息、非专利技术信息、行业信息、市场信息、法律诉讼信息等等。
(2)写好专利检索分析报告，除了准备、检索、分析三个阶段外，专利检索分析人员还应收集、整理、分析上述其他信息，尤其是与专利信息关系最密切的非专利技术信息。通过对非专利技术信息的分析，可以帮助专利检索分析师进一步明确特定行业或技术领域的技术发展趋势。
(3)报告结尾应根据项目目的给出合理化建议、对策、预案或应急处理方案。这些建议或对策可以是具体的、定向的甚至是非定向的，只是对每一种可能的对策给出客观的评价。