浅析人事代理制度下的高校人事档案管理

高校人事代理制度与人事档案:在适应社会发展的过程中，高校新聘人员的人事档案关系由人才交流服务机构管理，建立高校与个人的聘用关系，具有灵活的聘用机制。聘用期间，高校要按照聘用合同的有关规定对从事人事代理的人员进行管理，被辞退或不再聘用的人员要调回人才服务机构，并与学校脱离关系。其最大的特点在于人事关系管理和人事使用的分离。高校享有聘用合同约定的人才使用权，承担按劳付酬、考核、奖惩等相应义务。，逐步将人才的使用权从所有权中分离出来，将本单位原来承担的社会责任从本单位中分离出来，走向社会化管理。高校实行人事代理制度下的人事档案管理，旨在减轻高校人事相关日常工作负担，消除新聘人员对单位的依赖，实现高校用人自主权，特别是帮助解决人才引进、毕业生录取、职称评定、人事档案管理、人员配备、户籍等方面遇到的问题。它是深化人事制度改革，增强高校生机和活力的人事代理制度，也是学院制改革的重要内容。

代管高校人事档案内涵:完善的代管档案主要包括:干部简历及自传、评议考核、学历及评聘职务、政审、党群、奖惩、工资、任免等。按其目的分为:民主政治:入团入党入伍、组织评议、考核评定、职务任免、奖惩、道德作风、业务能力、工作实绩等。学历学位类:简历、自传、学历、学位、学籍、出国访问、进修等。专业技术类:职称评定、论文获奖、成果专利、科研成果等。社保:如工资晋升、福利待遇、选举测评、购房及住房公积金、合同协议等。教育与健康:如学校学历、简历、自传、计划生育、医疗保健等。；安居乐业:如房屋权属、婚姻户籍、家庭成员、社会关系、弃档出国维权等；民主党派:各种约见、出国访问、代表登记等。；它们与受托人的利益密切相关，是其不断成长中产生的新资源。

高校人事档案的表现:高校人事档案是否有人保管？体察民情，解民忧，保民权？是一个搜索性、严肃性、权威性都很强的重要资源，她可以利用吗？凭证？帮你追查源头，用？数字？为你排忧解难，去伪存真；在个人方面？生长发育，生老病死，衣食住行？几乎都离不开，比如工资档案可以核实工龄，学籍和房产档案可以办理就业手续和确定房屋产权，婚姻档案可以办理购房贷款和继承遗产等手续；再比如升职、进修、医保、产权公证、找校友、求证等。，哪一个都能显示出它的优势？权力？尤其是在凭证作用和法律效力日益凸显的今天，它是不可估量的信息资源、文化资源、特色资源和利益资源。

二、人事代理制度下高校人事档案管理的现状

近年来，随着高校各类档案资源的整合，档案馆成为人事档案管理的主体。高校实行人事代理制度后，人事档案管理的主体实际上分为两部分。一是学校档案管理传统体制下的教职工档案；另一部分租用人员档案由当地人才交流服务中心管理。当大量租房者长期被正式录用后，他们的档案只能转入学校档案，有的需要很长时间才能被正式录用。长期委托的档案由人事代理机构管理，但人事档案管理存在诸多问题。

1.机构和大学管理层的责任不明确

制度不完善，管理不规范，双方责任不清，操作容易出错；比如机关重视接收、保管、存储的一般管理，更重视接收，忽视管理。在接收材料时，基本不审不阅，不按章分类，不及时装订，更不要说整理和加载文件的管理，目录信息的录入。代管出现的人事档案大多以原结构存在，卷子散乱，管理严重，即使丢失也没有依据；同时，在机关档案没有正式引入高校的情况下，高校档案部门无法进行查询和监督，也无法查漏补缺，更谈不上及时进行规范化和现代化管理，移交的资料没有电子目录信息等。，而且最基本的管理水平都没有达到，影响了代管档案的质量。

2.托管的人事档案内容不完整。

人事档案的内容是随着个人的成长而不断增加的，处于动态之中，需要不断补充和更新，才能真正反映其真实情况。但部分代理人档案的补充和收集速度较慢，如绩效考核、职称评定、继续教育、晋升等材料丰富，影响了档案的查阅和利用。再比如地层材料不全。比如他们有的虽然曾经招聘或跳槽、升学或升职，但档案里没有记录，有的材料没有审批意见和个人签名。有的档案因重复转移或重新归档而缺失，削弱了凭证和依据的作用；有的机构考核评价资料不全，一定程度上影响了对自己的全面了解。

3.代管人员档案不连续。

即使高校接受或计划引进的人员是租赁制的，对学历的最低要求也必须是硕士以上。所以学术材料是收集的重点，比如高中到博士学位的原始材料，要有申请表、入学登记表、学籍表、研究生登记表或鉴定表、学位授予审批表等。但是代管期间的资料收集不及时，导致很多资料的连续性不够。比如有的本科材料只有入学登记表没有毕业登记表，反之亦然；有的研究生资料不系统，硕士档案缺少本科资料，博士档案缺少硕士资料。有的不清楚自己在国外留学期间是否取得了学位或深造，甚至这些材料都没有归档，不能准确反映这一历程，档案材料的连续性不强。

4.不方便查阅代管的人事档案。

高校组织人事部门需要查阅代管档案时，或党支部申请入党或准备党员转正时，或进行常规人事考察时，需通过高校人事部门自行到经办机构借阅或开具证明；或者代管个人需要办理硕士学位、博士学位、职称评定、户口等证件证明等。，都需要反复经历多个流程，使用起来极其不方便。同时，高校人事部门先对托管人的档案进行收集整理，再定期以集中方式向代理机构移交，容易导致档案实体在移交过程中损坏或丢失，影响托管档案的管理和存取质量。

三，人事代理制度在高校人事档案管理中的对策

档案管理是一项政策性和专业性很强的工作。双方管理机构既要规范管理，又要强化管理意识，熟悉和掌握人事档案管理技能，不断拓展和延伸服务功能，搭建交流平台，营造和谐工作环境，为双方提供优质、方便、快捷、高效的服务。

1.优化机关人事档案服务环境。

为促进人事代理制度下高校人事档案管理和服务效率的提高，需要及时完善更加科学合理的人事档案管理职责，提高双方档案管理人员的政治和业务水平，要求他们不仅要具备？多功能？我热爱我的工作，精通业务。本人精通人事档案的收集、研究、鉴定、分类、整理、归档、保护等各个方面。还需要掌握自动化、信息化、网络化的知识和技能，提高档案管理的技术水平，优化代理人事档案管理的服务环境。

2.规范机关人事档案管理程序。

应加强高校与机构之间的沟通协调，制定可行性和可操作性强的具体程序和措施。同时，高校要积极配合机构收集档案资料，机构不能仅仅停留在档案保管上。双方要做好协调工作，着力解决责任不清、范围不清、关系不顺、程序不规范、运行机制不畅、信息反馈不及时等问题，制定严格的合同。明确各工作环节之间各自的职责、操作办法、具体工作程序、运行机制，建立健全包括材料收集、人事档案保管保护、鉴定、询(借)阅、移交等在内的各项规章制度。代理机构要按程序做好托管档案的收集、整理、保管、利用工作，高校也要积极变更托管人的学历、职务、职称、工资调整等。

3.做好代理商人事档案的收集整理工作。

全面及时地收集材料是档案工作的重中之重。每年要收集整理新形成的材料，如晋升、晋级、考核、任免、各种奖惩、出国考察、离任审计等。，增强全程跟踪的意识，认真加工和识别选择，力求真实完整，手续完备，严把归档材料质量关；机构和用人单位要注意沟通信息。代理人要及时掌握材料的形成规律、材料的来源和环节，了解材料中经常出现的问题，主动与单位或个人取得联系，高校要争取在材料产生前给予指导和监督。及时建立健全人事档案信息交流和联系制度，建立人事档案收集网络。代理处以书面形式将需要归档的材料的内容和范围发送给用人单位，并定期与用人单位联系。用人单位及时收集、鉴定、登记人事材料，年底向经办机构移交档案，确保人事档案的真实性、权威性、完整性和长期可读性。

4.拓展高校档案部门的管理职能。

高校档案部门不仅要承担人事档案管理的传统职责，而且要成为人事代理制度下人事档案管理和利用的枢纽或中转站。因此，高校人事部门需要在每年新招聘人员后，及时将更新后的名单移交档案部门；人事档案产生后，档案馆应及时对人事处移交的人事档案进行分类整理，并及时将人事代理制度下的人事档案提交给？中心？做个交接。同时，加强业务上的沟通，及时了解代理人在高校的人事档案；人事档案材料制作完成后，档案部门及时整理、入库代理人移交的人事档案，集中管理，提供系统完整的档案服务。

5.建立代管人事档案信息管理系统。

代理机构应及时建立受托人事档案的信息管理，与高校建立系统的信息连接，实现信息共享。用人单位可以利用网络平台快速便捷地查阅本单位所属人事代理机构的电子档案，有选择地录入和采集托管人的自然情况和基本信息。如晋升、考察考核、培训教育、学历学位、职称职务、工作简历、家庭成员、社会关系等。，都是有条不紊的分类、加工、整理，使之成为人事档案信息系统的一个完整模块，但信息采集工作必须建立在组织人事部门进行审核确认？三岁一本日历？的基础上，保证信息的准确性和唯一性；加强日常管理效率，建立查询、借阅、统计、分析的现代化管理系统，最大限度地满足高校对人事档案信息的需求。