职业健康档案和职业健康监护档案管理制度
一、总则？
1.为加强公司档案工作，充分发挥档案的作用，全面提高档案管理水平，有效保护和利用档案，服务公司发展，特制定本制度。
2.公司档案是指公司经营管理等活动直接形成的对公司具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。公司文件分为受控文件和非受控文件。
3、公文承办部门或承办单位应保证办理公文的系统完整性(公文上的所有附件不允许存储)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时，经办人员办理的文件、资料要交接清楚，不得擅自带走或销毁。？
二、文献资料的收集与管理？
1.公司指定专人负责文件和资料的管理。
2.文件和资料的收集由各部门或经理组织，经总经理审核后归档。
3、一项工作由几个部门办理，工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，向行政部备案。会议文件由行政部收集。
三、立案范围？
1，重要会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、典型发言、会议纪要等。
2、公司对外与相关单位的正式文件。
3.公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表、简报。？
4.公司与相关单位签订的合同、协议等文件资料。
5.公司员工劳动、工资和福利的文件和资料。？
6.公司大事记和反映公司重要活动的剪报、照片、录音和录像。？
四、备案要求
1.对档案质量的总体要求是:遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。？
2、文件材料的数量、份数和每份文件的页数应齐全。
3.归档的文件材料中，每份文件的原件和附件、印本和定稿、请求和答复、转发的文件和原件应分别立在一起，不得分离。电文和电报应一次归档。
4.不同年份的文件一般不允许放在一起归档；跨年度总结放在最后一年归档；跨年度会议文件放在会议开幕的那一年。？
5.归档的文件材料应根据不同情况排列，不可分割的文件材料按顺序排列在一起，即批复在前面，批示在后面；原来在前面，附件在后面；前面打印，后面定稿；其他文件材料应紧密联系，按其形成规律或特点进行系统整理。？
6.案卷封面应按规定用钢笔逐项书写，字迹要工整清晰。
动词 （verb的缩写）档案工作者的责任
1，按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类和归档工作。
2、根据归档范围和要求，按时将文件材料归档。
3.员工应遵纪守法，忠于职守，努力维护公司档案的完整和安全。
不及物动词档案利用
1，公司档案只能由公司内部人员借阅。借款人应填写借款单，报主管人员批准后方可借款。非受控文件的借阅应由部门经理签字批准，受控文件的借阅应由总经理签字批准。
2.文件借阅最长期限为两周；档案管理员应定期督促归还借出的档案。如发现损坏、丢失或过期，应写出书面报告，报总经理处理。
3、必须严格保密，不准泄露档案材料的内容，如发现丢失必须及时报告，追究责任。
4、不准打开卷内文件和任意抽取、更改卷内文件或剪切粘贴涂改其文字等。；不得随意摘录或复制案卷内容。如确有必要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案上写字、划线或做标记。
6、不准出借，必须专用。
7.用后按时归还。如需延长借阅时间，必须通知档案管理员另行续借。
七、本制度从即日起实行。
XX文件管理系统
1目的
为加强公司xx档案的管理，充分利用xx资源，充分发挥xx档案为xx工作服务的作用，使xx案件的管理更加规范化、标准化、科学化，根据xx的规定，结合公司实际情况，特制定本制度。
2范围
本制度规定了xx文件的保管、借阅、移交、保存期限和销毁的管理要求。
本制度适用于xx公司xx档案的管理。
3责任
3.1 xx负责人负责定期检查监督xx档案的保管，指派兼职档案管理员整理保管各类xx档案，负责借阅档案的审批，确保xx档案的准确、安全、完整。
3.2档案管理人员根据xx档案的整理要求，负责定期整理各种xx资料，装订成册，统一编号，移交档案室统一保管。
3.3档案工作人员应严格遵守档案保密制度，对档案的安全和完整负责。
3.4 xx负责不定期检查xx档案的管理。
3.5 xx负责监督本制度的实施，审核过期文件的销毁。
4 xx文件的范围
Xx文件包括:xx x xx xx
5 xx档案的整理
纸张、封面、装帧的规格要尽可能统一，便于存放。
= = =以此类推
6 xx文件的保存
6.4 XX档案的存放应防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防霉、防高温。不允许随便堆放，以保证xx档案的完整。
9 xx文件查阅、借阅和批准权限
9.1我公司内部人员借阅xx档案。经部门负责人批准后，可以直接向档案馆借阅，档案保管员应及时提供。
9.2内部公司、部门因工作需要查阅会计档案时，必须经公司或部门领导批准，并经xx负责人批准，方可查阅。
9.3外单位人员因业务需要查阅xx档案时，应持本单位介绍信和审查员身份证明，经xx负责人批准，并报xx批准后，方可由档案管理人员查阅。同时，档案管理员要详细登记工作单位、查阅日期、xx档案名称和查阅理由。
9.4 xx文件一般不允许外带。如遇特殊情况，需外借或借出本公司xx档案，必须办理借出手续，得到xx、xx负责人批准，同时在xx档案借出登记簿上登记，注明借出目的和归还时间。
9.5查阅或借阅xx档案的人员不得涂抹、拆封或调换会计档案。
销毁10份xx文件
10.1 xx档案保管期满需要销毁时，由xx档案管理员提出销毁意见，编制xx档案销毁清册，清册列明被销毁xx档案的名称、卷号、册号、起止年份、档案号、保管期限、保管期限、销毁时间。
10.2销毁会计档案前，xx中心和xx中心* * *应识别对应的被销毁会计档案。报xx批准后，xx和xx会派人监督销售。销毁后，他们应在销毁清单上签字或盖章，并将销毁情况报告给xx。
11罚金
未按本制度规定全面履行xx档案管理职责的，将受到xx处罚，造成经济损失的将追究经济责任。
12补充条款
12.1本制度由xx起草。
12.2本制度经xxx批准发布。
12.3本制度自下发之日起执行。
档案管理系统
档案工作岗位责任制
一、主管档案工作局的领导职责
1，组织全面宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级有关档案工作方针政策的活动。
2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的总体发展规划，列入局的议事日程，并督促主管部门按上级部门和局档案部门的要求做好工作。
3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力和财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与本局工作协调发展。
二。局档案员的职责
1.贯彻《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作法律法规，建立健全档案管理制度。
2.监督和指导相关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档。
3.负责收集出国考察人员应归档的相关材料和照片，收集领导同志外出开会的讲话材料和带回的涉密材料。
4、负责管理各种类别和载体的全局档案，维护档案的完整、准确和安全，为本单位工作的需要提供服务。
5.按时向上级报送档案工作统计资料。
6、按规定向档案馆移交应进的档案。
三、分管档案工作的各处(室)领导职责
1，配备政治、业务素质好的专(兼)职档案人员，并保持相对稳定。
2.将档案工作纳入单位议事日程(每半年研究一次档案工作)，帮助专(兼)职档案人员解决工作中的实际困难。
3.组织本单位人员学习档案法律法规和执行局档案工作的规章制度。
4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员平时重视各类文件材料的形成和积累，积极配合专(兼)职档案人员的归档工作。
5.配合档案室对本单位文件材料的预归档、整理、组卷、归档验收和档案鉴定进行监督检查。
6、负责检查本单位专(兼)职档案人员履行档案工作职责的情况。
四、各处、室专职(兼职)档案员的职责
1，坚持平时整理。根据本单位不同类型文件材料的形成特点，制定档案的类别，合理分类存放，便于利用和归档。
2.负责本单位文件材料的形成、积累、保管和归档，确保归档文件材料的完整、准确和系统。
3、归档文件做到组卷合理，页码准确，文件目录清晰，文件标题简明。
4.保管好本部门应归档的文件，注意文件资料的安全和保密。
5、主动接受局档案员的业务指导和监督检查，并在规定时间向档案室移交。
6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
7.根据档案室的要求对档案进行分类、整理和编目，并编制检索工具。
8、按归档时间提供档案目录和统计年报。
文件材料的收集和归档制度
一、收集和归档的范围
文件资料(包括公文、电报簿、信件、会议、电话记录、图纸、登记表、报告、花名册、奖品、照片、录音带、录像带等。)有保存价值的，上下级送来的，与本机关关系密切的，属于收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案馆归档。？
(1)本级文件？
1，各级各类代表会议、工作会议、专业会议、干部会议的会议记录和纪要。？
2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、报告、简报、通报、通知。？
3、各种综合性或专项调查、检查、考察等报告。？
4.向上级请示，与其他单位沟通，向下级下达指示、答复和通知。？
5.决定、决议、法规、标准、规范、条例、方法、制度、准则和要求。？
6.各级领导的报告、讲话、讲话或提纲、记录。？
7、反映生产、基建、科研设备、技术基础的图、蓝图和文字材料。
8.各种报告、名册、登记表、书籍、数据和凭证。？
9.反映该机构和该地区重要活动的照片、录音带和录像带。？10，电报，重要电话记录，办公室工作日记。？
11，年鉴，大事记，基本数字汇编，基本信息综合。？
12.本机关颁发的证书、奖状、奖牌、旗帜和奖品。？
13.与不动产、财产、资料、档案、债权、捐赠等有关的证明。，并颁发各种证书和证书存根。？
14，死者信息。？
15，重要人民来信及处理材料。？
16，本机关编辑出版的图书、期刊、资料样本。？
17、本机关(含上报及下一批)干部任免审批表、提交批表、调配培训、专业技术职务评聘、任命、党团干部花名册、年终统计、报表、干部录用、转正、定级、调薪、退休、养老审批表等文件材料。？
(2)上级文件材料？
1.上级机关(包括各部门和派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)对本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、答复、调查、检查和经验材料。？
2、各级领导同志、国际友人、人民代表、CPPCC委员视察机关、地方的批示、讲话、题词、照片、音像。？
3.上级向本机关颁发的证书、画册、奖章、旗帜和奖品。？
4、上级报刊发表的有关本机关、本地区情况的文章。？
(3)同级文件材料？
1，有关单位和机关联合召开的会议，* * *配合工作，配合查办案件或问题* * *配合签署的文件和材料。？
2.有关单位与本机关签订的合同、契约和协议。？
3、涉及较重要工作或问题的有关单位和机关的函件。
4、有关单位送来的重要的、需要贯彻的方针、政策文件。？(4)下级文件材料？
1，年度和季度工作总结，重要专项工作总结。？
2、重要调研报告、检查报告、典型材料、较重要的工作经验、重要指示、监管备案文件。？
3.重要花名册和登记表。？
4.大事记、基本资料汇编、基本数字汇编。？
二、归档份数？
文件档案应一式两份，正文和发布稿各一份，文件汇编一份。
三、备案时间和方式？
(1)所有在打字室打印的文件，打印后由打字员收集，交文件档案员归档。？
(2)各部门下发的所有文件，由各部门办公室相关人员收集，并在综合档案室归档。？
(3)当一项工作已经完成时(包括已完成的工作或会议、已解决的问题、已处理的案件等。)，将此项工作形成的所有文件材料进行系统整理，送综合档案馆归档。？
(四)外出会议、学习、参观形成的或有回应的文件，在活动结束时由档案员归档。？
(五)年度工作总结、各种年度报告、党员和干部花名册应于次年一月底前归档。？
(6)每年2月底前进行一次全面彻底的归档，各部门应将上一年度应归档而未归档的文件材料全部移交综合档案馆归档。？四、备案要求
(一)应归档的文件材料由各办公室资料员收集。？
(二)正文与文稿(已发草案)主要部分或附件、请求与答复、函件与答复一并归档。？
(3)备案文件注意事项:检查是否要加盖公章。如果文件没有标题，应该加上标题。如果内容、摘要和文件未注明日期，则应注明日期。？
(四)归档文件应为原稿，不得使用复印件。？
(五)归档的照片、录音带、录像带应写有说明。？
(六)所有归档的文件材料必须进行初步整理，同一具体问题的文件材料应收集在一起，按文件顺序排列。
档案鉴定系统
1.档案鉴定是鉴定和判断档案价值，确定档案“保存与销毁”的工作。
2.档案鉴定是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观、历史观和发展观。
3、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定原则和标准进行。
4、档案鉴定工作，必须有组织有领导，一般应由有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责。
5.凡经过认真鉴定并确定保存或销毁的档案，必须按规定程序办理鉴定手续。
6.档案鉴定是决定档案命运的工作。档案工作者必须认真仔细地对待鉴定，严格遵守档案鉴定制度。
档案借阅管理系统
为加强本单位的档案管理，做好各类档案的提供和利用工作，特制定以下制度:
1.向本单位各部门借阅档案时，必须按照本单位制定的各类档案借阅管理标准办理借阅手续。
2、外单位来本单位查阅档案，需有单位介绍信并经本单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得复印或外借。
3、机密、秘密、绝密档案的借阅按照档案保密标准的要求办理。
4、查阅各类档案应在阅览室内进行，不得划伤、涂改、折叠、切割、拍照、撕毁等。特殊情况需要借阅的，必须经部门负责人批准，但借阅时间不得超过一周，不得转借他人。要继续续借，保证档案的完整和安全。
5.珍贵实物档案、重要照片、底片、微缩胶卷等档案一律不外借。
6.对私自复印、拍照、刻画、拆散、删除、刮除、撕毁档案的，严格按照国家档案法和保密法追究其现行法律责任。
档案保密管理系统
第一，档案是国家的宝贵财富，各类企业的档案具有保密性质。因此，档案部门和工作人员必须遵守保密制度，履行保密程序，严格遵守保密十项原则，确保档案安全。
二、所有利用的档案，必须由档案人员提供，任何人不得直接利用。
三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理，限期使用，按期归还。对归还的文件要认真检查，发现问题要及时追查。
四、使用绝密、机密档案和引进的技术资料、科研成果、发明、专利、新产品、新工艺等技术文件和资料，必须严格履行审批手续，未经批准，严禁提供使用。
五、外单位查阅档案，需持公司领导和主管部门批准的介绍信。复制文件和对外提供的图纸、技术文件由公司档案信息中心严格按照审批程序提供，任何单位和个人无权对外提供。对擅自出借或提供图纸、技术文件等档案的，要追究责任，对严重损害国家和我公司利益的，要依法追究刑事责任。
6.已停产或已生产的产品图纸和技术文件资料，以及其他经鉴定并批准销毁的档案资料，由公司档案信息中心根据公司下文件收集销毁，其他任何单位和个人无权自行处理或销毁。
七、发现泄密事件，应立即报告，及时跟踪。
八、不准复印、翻印机密文件和涉密档案材料。
九、不准把机密文件带回家，去领导办公室随意浏览文件。严禁携带机密文件、档案参观游览、走亲访友、出入公共场所。
十、单位领导和保密小组应定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞，防止保密和泄密事件的发生。
文件复制系统
1，本单位因工作需要复印一般文件材料，需经档案室批准；本单位职工复制工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复印机密档案材料(主席团会议记录等)。)经局档案员和分管档案工作的局领导批准后方可复印。
2、外单位一般不复印，因工作需要应持介绍信，经档案员同意方可复印。
3.复印后及时登记。
档案统计系统
1.档案统计是以档案工作中的大量现象为对象，以图表的形式揭示档案和档案工作的现状、发展过程和一般规律性的工作。
2.统计功能。档案统计为制定档案工作方针政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性定量分析提供了科学依据。
3.统计内容。档案的收集、清除、整理、鉴定和保管的数量和情况，以及档案的组成、利用、机构和人员的基本统计和其他专项统计。
4.统计任务。开展统计调查、统计分析，提供信息，对档案事业和档案工作实行统计监督。
5.统计对象。档案单位及其管理状况和档案事业组织管理状况的统计。
6.统计方法。在档案统计工作中，需要对零散的、个别的原始资料进行综合整理，使之反映整体现象，然后进行分析研究，总结典型经验教训，以提高档案的科学管理水平。
7、按期统计。平时要积极收集数据，做好单项统计；一定要做好半年各项工作的初步统计；年底必须进行全面系统的统计。
8、专科统计。配备统计员，熟悉统计业务；掌握统计数据，统计数据具有连贯性；准确统计，按时统计报告。
档案仓库管理系统
1.档案保管是采用一定的技术设备、措施和方法，科学地保存和保护档案，防止档案被损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。
2、按专业类别进行保管，使档案保管有条理、有条理，保管科学，便于档案的保护和管理。
3.坚持预防为主、防治结合的方针，切实做好档案的“十防”(即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防眩光、防泄漏)，确保档案的完整和安全。
4、加强仓库基础设施建设，逐步购置先进设备，改善仓库管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。
5.仓库温度应保持在14-24°C，相对湿度保持在45-60%以内；保持清洁，无灰尘、虫鼠、有害气体污染。
6、仓库管理人员要做到每天打扫卫生，每天上下班检查温湿度，每月清理二次文件柜卫生，发现有褪色字迹和破损纸质文件，及时抢救。
7.移交给图书馆的档案要认真清点，履行签字交接手续；档案借阅要认真清点，履行审批手续，保证按期归还；非工作人员不得进入仓库，以防发生事故；仓库里不允许吸烟。
档案销毁系统
1.档案销毁是指对没有保存价值的未归档文件和保存期限届满后不需要保存的档案进行销毁。
2、销毁档案，必须按照国家档案销毁标准，严格鉴定。
3.经鉴定确实需要销毁的档案，必须写出销毁档案内容的分析报告，并列出销毁档案清单。
4、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行审批手续。
5、经批准销毁的档案，应及时送造纸厂成浆或焚烧，并必须有两人辨认销；销毁完毕后，鉴定人应当在销毁清单上注明销毁日期，并签名盖章。
6.销毁档案必须在相应的档案目录、档案总登记簿和档案登记簿上注明“已销毁”。
以上内容仅供参考！祝顺！