请问如何外包公司文件？

在企业档案及相关业务中，出于对企业发展的各种考虑，企业有时会将重点放在外包档案业务上。企业一般将不涉及企业机密、专利等的非核心档案及相关业务外包。，或者归档与企业业务无关的业务。具体的外包档案业务大致可以分为以下几类:

(1)文件保护外包。该业务包括企业档案和特殊载体档案的编目、审核、装裱、修复、保管和维护。档案在长期的日常管理和利用中会受到损坏，尤其是特殊载体的档案，损坏程度更为严重，需要经常对档案进行维修和修复。在企业档案人员的结构中，掌握这一技能的档案人员比例很小，甚至不存在。即使有技术保护的档案员，也因为设备不足而无法装裱或修复。因此，企业需要将这些业务外包出去，以获得更专业的保障。对于一些小型企业来说，由于资源有限，档案和文件的编目和审核也需要通过外包来完成。

(2)档案的数字化。大量的公司和企业都面临着档案数字化的问题。这个过程对很多企业来说需要大量的人员和必要的设备，而这些人员和设备在数字化后面临着闲置的问题。因此，很多企业将这项工作委托给专业机构或单位，通过外包来解决数字化过程中遇到的各种问题。例如，太平洋保险(集团)股份有限公司自2007年8月起开展档案扫描长期外包工作，以实现档案数字化，提高业务档案利用率，更好地保护纸质档案原件，为档案利用提供安全便捷的服务。为了减轻各业务部门档案电子化处理的压力，降低分散情况下档案的存取和存储带来的损坏和丢失风险，国泰君安公司特别将档案电子化业务外包。

(3)档案的日常利用。档案的日常使用也可以外包。如上海仁通档案管理咨询有限公司除了备份档案的保存外，还开展了保管、整理、查询、快递、销毁等业务。特别是很多企业为了销毁档案的方便性和专业性，把这项业务委托给其他专业机构或者有专业设备的企业。

(4)档案物流外包。物流业务包括:物业管理、运输业务和其他物流服务。包括企业档案馆内及周边的环境卫生、借阅室的清洁消毒、库房的温湿度调节、杀菌消毒、档案安全等。这些工作与档案有关，但与企业的业务无关。为了避免自己对企业工作的影响，往往采用外包的方式来完成这项工作，充分利用外部资源，利用外包企业的专业优势，将自己的薄弱环节交给外界，提高档案整体业务水平。

(5)人员培训和教育外包。包括档案工作人员的岗前培训和继续教育。随着档案事业的不断发展，档案业务也在不断丰富。档案工作者，尤其是企业中的档案工作者，也因为企业的发展而面临着更高的档案要求。因此，有必要对企业档案人员进行持续的培训。岗前培训是为了让员工更好的适应企业的工作环境，继续教育是为了让员工更好的完成企业发展中的任务。