国外档案服务状况及其借鉴意义

(中国地质调查局发展研究中心，北京100083)

在国外，档案工作者早就宣称:“档案是为使用而建立的。在某种程度上，我们的职业声誉和社会地位取决于档案的利用。”这种认识促使他们主动为公众提供便捷高效的服务。欧洲各国关于档案利用的立法和法规都把公民个人及时利用机构制作的行政文件作为一项重要原则。为了使行政机关的管理公开透明，行政机关的文件在制作并移交档案馆后必须可供查阅。这些经验对推进我国地质资料社会化服务具有重要的借鉴意义。

1发展对外档案服务

随着社会的不断进步，国外档案馆社会化服务经历了从封闭到有条件开放的漫长过程。在古代，档案馆只为少数特权人士提供服务。15 ~ 16世纪，随着欧洲文艺复兴的兴起和发展，欧洲历史学家开始重视原始文献，从而不断要求档案为外界服务。18世纪，法国资产阶级革命胜利后，法国国民议会于1790年颁布了世界上第一部国家档案条例，明确指出档案应向社会开放，并规定法国公民可在开放时间查阅档案。20世纪60年代以来，随着信息技术的飞速发展，档案数字化和网络信息共享成为其显著特征。目前，公众获取政府档案在国外普遍受到宪法保障，成为一项基本人权和自由，被称为“信息权”。例如，欧洲委员会部长理事会宣布了关于成员国档案利用政策的R(2000)13号提案。指出成员国制定的法律应坚持以下原则:(1)公共档案除特殊限制外，一律向社会开放；(2)有限封闭期。

2.对外国档案服务的限制

国外的档案社会化服务也不全面。通常，档案馆的社会化服务受到延迟开放和设置封闭期的限制，以保护个人、政府组织、企业或国家的利益。对外国档案服务有四个主要限制。

2.1个人隐私保护

个人隐私通过在特定时间段内禁止使用文件来保护。

2.2政府和公共安全利益保护

限制使用包含国家安全、政府重要金融和经济利益、保护公共秩序和安全、与犯罪活动有关的调查和诉讼信息的文件，以及包含金融、经济和政治信息或与外国政府进行商业谈判的文件或文件。档案利用的保护期一般为自档案产生之日起30 ~ 60年。

2.3保护企业和个人的经济利益

在欧盟，档案法或特别法(工业产权保护法、专利法、经济间谍法)通常对此有严格规定，使用限制期限平均为30 ~ 60年。

2.4版权保护

版权在国外受到保护。版权问题通常有明确的规定，最常见的时效期限是从文件发布之日起70年，但一切都取决于重大变化。

3国外档案服务的典型做法

3.1美国

美国档案馆通过提高信息化、数字化、网络化程度，采取主动服务，提高服务水平。

3.1.1档案管理信息化程度高。

主要表现:①信息泄露。②提供在线服务。(3)实现资源共享。(4)实现内部办公电子化。

3.1.2现役水平大幅提升。

各类档案不仅向政府工作人员开放，而且直接面对公众，为公众服务。档案馆通过各种渠道向社会发放检索工具使用说明、馆藏介绍、参考资料、服务指南等，尽力让公众了解档案馆的功能和内容，激发公众对档案馆的兴趣和需求。

3.1.3档案载体多样化

随着信息技术的不断发展，越来越多的档案文件被计算机扫描，转换成PDF或其他电子格式，存储在计算机中或刻录成光盘。拥有相当数量的电子文件，极大地方便了档案数据库的建立、资料的计算机查询和档案的深度开发利用。

3.1.4注意纸质档案的保护

虽然美国各级组织已经基本实现了电子化办公，但是在处理一些重要事务时，仍然使用传统的纸质文件和书面签名。同时，纸质文件由于其法律上的唯一性，仍然是档案的重点保护对象。

3.2西班牙

西班牙法律规定，档案的使用是自由的，不受限制的。用户有利用阅览室档案的权利，有了解馆藏档案信息的权利。

3.2.1一流的信息技术服务

各级档案馆阅览室都安装了必要的电源，用户可以将电脑带入阅览室。在档案利用室，一般都有缩微胶片和缩微胶卷的阅读器和打印机。如有必要，可以立即打印出相关内容。

3.2.2严格档案服务质量标准

各级档案馆更加重视档案服务的评估，制定了由多项指标组成的档案服务质量标准。以国家历史档案馆为例，该标准有13项，包括提供服务的条件、阅览文件的条件、档案馆服务项目信息等。

3.2.3重视档案利用的信息反馈和投诉。

各级档案馆非常重视用户信息反馈。获取用户意见的途径有:①鼓励用户对档案馆的服务提出意见和建议；(2)举办用户联谊会；(3)鼓励用户给档案馆馆长写推荐信；(4)进行问卷调查；⑤鼓励档案使用者向档案馆提交其档案撰写的研究报告。

3.3德国

德国档案馆把与公众的互动作为档案服务的一个重要方面。通过街头宣传、档案展览、出版档案宣传画册、举办学术讲座、档案开放日等形式，让社会更多地了解档案，让公众经常走进档案馆，达到服务社会的目的。

3.3.1设立档案馆开放日

开放日当天，用户只要持身份证就可以参观档案库房、目录室、技术室。还配备了专门的人员讲解和详细的读物，让参观者全面深入地体验档案。

3.3.2新颖特色服务介绍

例如，海德堡档案馆为读者提供生日报纸服务。

3.3.3积极服务城市经济。

比如海德堡档案馆，结合旅游城市的特点，通过各种方式在世界各地开展宣传活动，促进了这座城市旅游业的发展。

3.4荷兰

荷兰主要通过标准体系的建设来提高服务水平。

3.4.1建立质量标准体系。

档案馆对开放时间、价格、产品和服务、处理信件和订单的期限、宽敞的阅览室、良好的照明、正常的阅读设备、获取文件的合理等待时间、专业的工作人员等都有详细的规定。，并已印制成小册子，交给公众进行社会监督。

3.4.2在网站上建立“图像库”

图片服务是现代服务的重要组成部分，一些网站的媒体库中有超过20万张图片。随着数据库的发展，计算机设备可以从重要的检索引擎中找到所有的文件列表，如谷歌的文本索引。

3.4.3建立“文本银行”

荷兰正在开发一个文件银行(文本银行)，方便用户查找文件。建立按需扫描系统允许访问者选择他们想要数字化的文件或材料。这样档案馆就会建立一个数字仓库，先把那些需求量大的档案或者资料数字化。

4.国外档案服务的新趋势

4.1服务日益规范。

国际档案理事会(ICA)起草了一份关于描述整个家族及其组成部分的指南ISAD(G)和一份关于档案材料创作者真实信息的指南ISAAR(CPF)。ICA的一个工作组最近制定了一个新的描述文件保存机构的国际标准，以便将有关文件保存机构的信息输入到传统的在线搜索引擎中。用户可以有更多的机会通过互联网查阅描述不同档案保存机构保存的档案的在线目录和档案信息系统。

4.2电子信息已成为服务的重点。

信息技术使档案馆在完成传统工作同时，也向数字化、信息化、网络化存储和服务方向发展。美国国家档案馆馆长兼世代网络首席执行官签署并宣布了一项为期五年的协议，将从美国国家档案馆的庞大馆藏中挑选出来的文件进行数字化处理。电子文件档案将使文件从档案柜进入数字空间，改善政府文件的组织、存储和检索方式，使公众更容易找到和利用政府文件。英国还建立了国家数字档案中心(NODA)，以促进档案数字化和信息服务的协调管理。

4.3服务更加以人为本。

最近，英国国家档案馆的家庭文件中心搬进了位于伦敦郊区的英国国家档案馆大楼。英国国家档案馆大楼正在进行全方位的改造和完善。整个项目完成后，将为参观者提供更多的座位、缩微胶片阅读器和计算机终端，原始文献、研究资源和越来越多的网络资料的提供和利用将得到改善；将建造两个新的演讲室，提供从家族史到军事史的教育项目。

4.4更加重视公共休闲服务。

“档案在休闲社会中的作用”是14国际档案大会的主题。英国在休闲利用档案方面是独一无二的。在伦敦西部新建的英国皇家植物园(Kew Pavilion)，公众可以在线浏览所有公开的政府信息，并享受快速、专业的信息服务，这种服务也被称为发展服务。这种服务包括口头咨询、书面咨询、信函咨询和主动向潜在用户报告档案信息。

4.5更加重视网络服务

世界各国档案馆普遍开辟了一种新的服务模式——网络服务，用户可以在任何地方自由搜索公共档案馆网站提供的各种信息。英国公共档案馆通过集成网络系统向用户展示档案目录，为国内外用户提供了有关前公共档案馆和皇家历史手稿委员会的详细信息，还为家族史的研究、电子文献的理论研究和档案文献的一般保存原则提供了详细的档案资料。

4.6电子档案已成为现代档案管理的重要组成部分之一。

随着电子政务的发展，电子文件的收集和管理已经提上日程。2003年，国际档案理事会(ICA)呼吁与会代表保护信息社会的记忆，充分利用信息技术提高行政管理的透明度。

4.7文件管理越来越合法。

依法管理档案是世界各国档案管理的大势所趋。英国于1838年颁布了第一部《公共档案法》，2000年颁布了《信息公开法》，2005年颁布了《信息自由法》，以及《公司法》、《合同法》等其他法律，这些法律都规定了档案、档案工作和档案事业的发展，以及各部门、企事业单位乃至个人的档案工作。此外，英国各级档案机构和各级地方政府都根据工作需要制定了相应的规章制度。它还通过定期举行档案工作专业会议和出版专业出版物，促进档案工作者之间的相互了解和交流，并促进档案法律法规的实施。

4.8密切关注文件解密。

为了方便网络服务，做好文件解密工作，美国国家档案文献局最近新成立了解密信息管理办公室，专门负责文件解密工作。

5可以借鉴的经验

5.1数字地质档案的建立

在数据采集的基础上，构建统一的地质数据技术和标准体系，加快地质数据数字化进程，建设相关数据库，建立* * * *服务平台，提高服务能力。

5.2促进网络和主动服务

除传统的地质资料馆藏借阅服务外，还应提供网上资料检索系统、网络地图查询系统、一站式服务系统和电子商务服务。使读者可以通过网络下载，在指定的商店购买，或通过电话、电子邮件、传真等形式获取信息；还要通过期刊、年报等形式积极开展服务。

5.3加强地质资料的开发和利用

除专业地质资料服务外，还应开展数据处理、应用软件、咨询、决策、技术支持和培训等管理、科普和综合地质资料服务，涉及地质资料的各个方面，如区域地质调查、地球化学、地球物理、水文地质、地质灾害、矿产资源、水资源、能源、环境和地质科学知识等。做好涉密地质资料解密研究，开展解密服务。

5.4促进集群服务

在传统地质档案服务主体的基础上，充分发挥地质调查局、地质调查院、地圈监测院的作用，开展专业地质资料服务。还需要通过合作机制邀请其他地学研究机构和大学参与地质数据提供者的队伍。

注:本文参考了国家档案局、国家档案学研究所网站和CNKI数据库发表的大量论文，在此不一一列举。