知识管理与学习型组织的关系

知识管理的功能及其与组织学习的关系

时间:2002年4月29日00: 52: 53作者:王如福，徐金发，徐艾来源:未知阅读次数:1306

本文首先指出知识管理是知识经济时代的必然要求，然后分析了知识管理的基本功能、知识库的构成和要求，最后分析了知识管理与组织学习的关系。关键词:知识管理；知识库；组织学习[b]1、知识管理是知识经济时代的必然要求[/b]随着知识经济时代的到来，企业将主要通过知识而不是金融资本或自然资源来获得竞争优势。企业的知识将成为与人力和资本并列的资源，成为企业最重要的资源。劳伦斯·普鲁萨克(Laurence Prusak)指出:唯一能给一个组织带来竞争优势的是它知道什么，如何使用它所拥有的知识，以及它能以多快的速度获取新知识。知识管理是捕获企业的集体知识和技能的过程，而不管这些知识和技能是存在于数据库中、印刷在纸上还是在人们的头脑中，然后将这些知识和技能分发到任何能够帮助企业实现最大产出的地方。知识管理的目标是在最合适的时间将最合适的知识传递给最合适的人，以便他们做出最佳决策。知识管理是知识经济时代的必然要求。这是因为:第一，知识管理是培养企业能力的基础性工作。在知识经济时代，企业内部能力的培养和各种能力的综合运用被视为企业获得维持和竞争优势的最关键因素[2]。企业竞争的成功不再被视为转瞬即逝的产品开发或战略管理的结果，而是企业能力的结果。管理者的任务是通过选拔，使企业能够在一个广阔的领域从事生产经营活动，发挥自己的能力。加强知识管理后，员工通过学习外来知识可以快速适应外部环境的变化，学习内部知识可以增强解决类似问题的能力。企业只有加强知识管理，才能在经营过程中逐步积累、总结和提升隐性知识，形成企业的宝贵财富。其次，知识管理是知识经济时代企业做出有效和正确决策的基础。没有知识管理的时候，当一个员工需要某一种知识的时候，他可能无法及时获得或者得到他所需要的确切知识。如果他得不到他需要的知识，那么他的决定可能是“拍脑袋”；如果他不能及时、便捷地获得自己需要的知识，就会影响决策的效率，所以不能快速适应环境的快速变化；如果他得到了过时或错误的信息，他做出的决策可能是不正确的，这将对企业产生致命的影响。第三，与其他资源管理相比，知识管理有其自身的特点。知识资源具有以下特点:(1)知识可以以出版物和内容的形式出现在数据库中，也可以存在于员工的头脑中。知识不像其他资源那样有形，而是近似无形，难以衡量；(2)企业的一部分知识来自企业外部，这就要求企业时刻保持关注，敏感而及时地从浩瀚的知识海洋中找到有用的知识和信息；企业的另一部分知识依赖于企业自身在生产实践过程中的积累和归纳。知识不能像企业需要的人力资源一样在市场上找到，也不能像金融资本一样在金融市场上筹集；(3)知识不会被更多的人使用，每个人得到的或产生的损失越少，但其作用范围越大，对企业的价值就越大。(4)一个人是否愿意把脑子里的知识拿出来和大家分享，取决于个人意愿，不能强迫。知识的这些特性使得知识管理有其自身的特点，因此应该研究如何进行知识管理。本文第二、三部分阐述了知识管理的基本功能、企业知识库的构成及其基本要求，第四部分分析了知识管理与组织学习的关系。[b]2知识管理的基本功能[/b]知识管理的基本功能有四种[3]，如图1所示，分别是外化、内化、中介和认知过程。(1)外部化包括强大的搜索、过滤和整合工具，从组织的外部知识和内部知识中捕捉对企业现在和未来发展有用的各种知识；其次是外部知识库，将搜索工具搜索到的知识按照分类框架或标准进行组织和存储；再次，它是一个文件管理系统，对存储的知识进行分类，能够识别各种信息源之间的相似性。基于此，聚类方法可以用来找出公司知识库中知识结构之间隐藏的关系或联系。最终，外化的作用是使知识寻求者通过内化或中介获得他们所收集的知识。(2)内化和外化是从组织外部浩瀚的知识海洋中捕捉对企业有用的知识，发现组织内部存在的各种知识，尤其是隐性知识并加以整合传播，而内化是试图找到与特定消费者需求相关的知识结构。在内化过程中，通过过滤发现企业知识库中与知识寻求者相关的知识，并将这些知识呈现给知识需求者。内化可以帮助研究人员就某个问题或有趣的观点进行交流。在内化的高端应用软件中，提取的知识可以重新排列或以最合适的方式呈现。文字可以简化为关键的数据元素，以一系列图表或原始资料摘要的形式呈现，从而节省知识使用者的时间，提高知识的使用效率。例如，国际制药公司的研究人员可以对他们的项目提出问题，快速浏览与此相关的前期研究，从浩如烟海的记录和报告中挖掘出所需的知识总结。(3)中介内化的过程强调传递清晰、固定的知识，而中介针对的是企业知识库中无法编码和存储的知识，为知识寻求者匹配最佳的知识源。通过追踪个人的经历和兴趣，中介可以将需要学习某一学科的人和有这方面经验的人联系起来。想象一下，一家医药公司的研究人员对一种药物的一系列不寻常的副作用有疑问，但他们在公司的信息库中找不到任何相关信息；但是中间技术为研究人员提供了来自另一个国家的研究人员的名字。系统中的特征信息表明他在同一个实验领域有丰富的经验，因此两位研究人员可以就药物副作用的潜在原因相互分享知识和经验。(4)认知过程认知是通过前三种功能的交换而获得的知识的应用，是知识管理的最终目的。现有技术很少能实现认知过程的自动化，通常采用专家系统或人工智能技术，并据此做出决策。保险公司使用自动系统来确定客户的赔偿案件是否应该提起诉讼或支付。在全自动认知系统出现的同时，在工作流中实现合并认知的技术也同步发展。但是，如果工作流系统被赋予了使用现有知识的能力，工作流引擎就可以根据近似情况自动做出决策。[b]3企业知识库的构成及要求[/b]企业知识库由以下知识[4]构成:[list = 1] [*]企业基本信息，包括企业关系信息、年报、出版物、企业概况及企业其他[*]组织结构信息，包括地址、代理商、分支机构、服务中心等。包括技术专长、服务特色等。[*]基本流程信息[*]关于专利、商标、版权、使用其他企业技术和方法的许可的信息[*]客户信息[/list]决定一条信息是否存储在知识库中，以查看它是否是员工学习所需要的，以及它是否能帮助员工有效地完成学习和业务目标。知识库中的知识一定是员工需要的，但不仅限于企业产生的知识。许多企业在知识库中也有关于其竞争对手及其产品和服务的信息。这些信息可以是企业竞争分析部门的分析结果，也可以从外部的行业追踪器购买。信息型知识是显性知识，可以很容易地用语言和数据来表达。许多此类信息已经存在于纸张、公司出版物或报告中，但由于分发有限，它们无法到达最需要的人手中。将其存储在知识库中可以解决这个问题。员工拥有的部分知识是隐性的，来自经验而非事实。一些企业努力将这种隐性知识转化为显性知识。因为每个员工在整个流程中只拥有某个环节的隐性知识，作为知识管理部门，需要将每个员工所拥有的知识整合为流程知识。整合程度不仅取决于隐性知识的揭示难度，还取决于隐性知识的保密难度。因为这部分知识是企业核心能力中最重要的部分，管理它的目的是扩大这类知识在企业中的范围，但同时又要防止这类知识扩散到其他企业，为其他企业效仿提供一定的可能性。知识管理必须为知识的享受创造一个良好的环境[5]。因为隐性知识是最接近业务流程的员工的私人信息。很多员工会认为他掌握的这部分私人信息就是他的个人价值。如果把这部分隐性知识分享给大家，他可能会因为没有价值而丢掉工作。这与知识管理的目标相违背，不利于企业整体核心能力的形成，核心能力的范围极其有限。因此，应该鼓励员工贡献隐性知识与大家分享，员工的评价指标应该加上他对企业知识贡献的程度。比如某公司的五级营销人员制度，规定一个较低级别的营销人员晋升为较高级别的营销人员时，除了考核年销售额，还要考核他一年给营销人员上了多少节课，培训了多少个较低级别的营销人员。这极大地促进了隐性知识的相互学习。为了达到知识管理的目的，对知识库有一些基本要求[4]: (1)组织数据库并使其有效。如果知识库要成为一个学习工具，它必须组织良好，有新的知识，容易访问或查询。如果员工很难在图书馆找到自己需要的东西，他们要么通过其他渠道更有效地找到自己工作中需要的知识，要么做没有所需知识的工作。(2)数据库中知识的准确性。在一些数据库中，一旦数据被输入，即使它们已经过时或者可以被更精确的数据替代，它们也不会被更新。向员工保证他们从图书馆获得的信息是准确、及时和可靠的。如果他怀疑数据的准确性，用不了多久他就会停止使用知识库。(3)让所有员工直接进入知识库。由于数据的敏感性，特殊部分可能需要密码或其他安全措施。每一个员工都可以不经同意就进入自己工作中需要的知识库，否则就违背了及时学习的原则。[b]4知识管理与组织学习的关系[/b]知识管理依赖于知识库中的知识被员工用来发挥其作用。员工首先要从知识库中学习知识，从而增长才干，做出正确决策或提高工作效率。彼得·圣吉[5]说，真正的企业之所以如此短命，是因为企业在学习能力上存在缺陷，即“学习障碍”，使企业在环境发生变化时无法迅速做出反应，从而严重损害组织的生存和发展，使其被一种无形的力量所支配甚至吞噬。由此可见组织学习对于现代企业生存和发展的重要性。图2是企业中组织学习的示意图[6]。组织学习可以分为以下三类:(1)显性知识的学习外部资源中的知识具有公共产品的性质，但不会因为它的存在而自然增加企业的能力。企业只有通过自身的学习，才能真正理解和运用这些知识。这些知识的学习不能形成企业的核心能力，不能赋予企业竞争优势，但却是企业生存和跟上社会进步所必须的，否则企业就会落后于社会的发展，被淘汰。企业可以学习这部分知识，并将其应用到生产实践活动中，从中生成企业的核心能力。(2)过程学习，即从经营活动中学习，又称“做中学”，决定了企业在经营活动中知识的增值。也就是说，不同的企业由于学习能力不同，会从类似的经营活动中吸取不同的教训。这些经验教训大多是方法论知识，属于企业的核心能力，能够使企业在未来类似的经营活动中获得竞争优势。比如杜邦公司曾经经营染料行业，从中学习到在合成纤维领域取得突出成绩所必需的知识，也就是染料合成和使用的知识。这些知识让公司相信自己有能力解决尼龙的染色问题，从而公司开始研发尼龙，后来取得了巨大的成功。(3)隐性知识的学习主要表现在员工之间的相互学习。参与经营活动的人总是拥有更多从经营活动中学到的企业核心能力的知识，这些知识可能对企业其他部门的工作有意义，因此有必要通过内部学习来扩大核心能力的范围。内部学习可以采取相互交流、师傅带徒弟等形式。可见，知识管理贯穿于组织学习的全过程。例如，在过程学习中获得的隐性知识通过知识管理进行整合，存储在企业的知识库中。知识管理为组织学习提供了合适的知识来源和便利的工具。知识管理将对企业发展有用的各种知识收集并存储在知识库中，供员工进行各种类型的学习，提高学习效率。知识管理只有通过组织学习，才能将这些知识转化为员工工作的力量，使知识真正成为企业最重要的资源并发挥作用。知识管理和组织学习相辅相成，相互促进，在不久的将来，它们将是企业制胜的法宝。作者简介:王如福，浙江大学工商管理学院博士生徐金发，浙江大学工商管理学院副院长、教授、博士生导师徐艾，福建省外经贸委对外经济贸易研究所，作者单位:浙江大学工商管理学院，杭州310027，参考文献1。作者那威·艾弗里·武诗源·阿莱，刘敏慧等译。知识的进化。珠海出版社。1998-09 2.编辑尼古拉福尔斯，克里斯蒂安努森。由李东红翻译。企业普遍企业导向能力理论。东北财经大学出版社。1998 3.陈编译。定义知识管理。BBS.net.tsinghua.edu.cn水木清华站BBS。建立知识网络,《管理评论》, 4月，1998 5。彼得圣吉，第五项纪律-学习型组织的艺术与实践。上海三联书店出版。1997-10 6.陈进，王汝富。知识经济与企业核心竞争力的培育。中国软科学。